Så bygger du ledningssystem som fungerar

Ledningen måste kunna lita på sina nyckeltal. Hur ska de annars kunna ta rätt beslut?

Det går att undvika fällorna när du bygger beslutstödssystem. Vi satte oss ner med seniorkonsulten Mark Ingram för att få veta hur.

Mark, vad är syftet med de ledningssystem du är med och utvecklar?

– Systemen används av ledningen på stora företag för att kunna ta rätt beslut. Systemen samlar data och presenterar ekonomiska nyckeltal för organisationens olika delar. Det kan t ex handla om att månad för månad jämföra kostnader mot budget för alla dotterbolag. Ett bra ledningssystem ger företaget en konkurrensfördel. Cheferna kan se möjligheter och agera snabbt eftersom de kan visualisera sin verksamhet mer exakt än sina konkurrenter. Det är som ordspråket säger: If you can´t measure it, you can´t manage it.

Athegakonsulten Mark Ingram har byggt managementsystem åt storkoncerner sedan 2004 och vet var fallgroparna finns.

Vilken är den största utmaningen när man bygger ett ledningssystem?

– Systemen är till sin natur komplexa och svåra att förstå. Det finns stora inbyggda motsättningar. Systemet beskriver verksamheten i verksamhetstermer, men realiseras med tekniskt datorspråk samtidigt som de innehåller finansiell information klädd i redovisningstermer. Det är ingen lätt match att greppa helheten. Den största utmaningen annars är att skapa konsensus i organisationen. Ta bara begreppet kostnadsmodell – hur många tolkningar av vad det är och hur den kan se ut finns det inte? Jag möter ibland frustrerade chefer som tvivlar på siffrorna de fått och gärna muttrar om “funny money” eftersom siffrorna inte känns relevanta för deras verksamhet. Tvivlet är som ett gift. För att ett system ska bli ett effektivt verktyg för organisationen måste människorna lita på modellen och de nyckeltal som den producerar. Det finns en utmaning till. En ny kostnadsmodell, för att ta ett exempel, kräver engagemang av organisationen. Ju större denna insats är, desto större risk att medarbetarna nedvärderar nyttan av den information ledningssystemet ger. Det enda sättet att undvika denna fälla är att förenkla hela ledningssystemet. Drömmen vore att modeller och system inte belastar organisationen alls, samtidigt som de levererar exakt den information man vill ha. Jag brukar också föreslå att organisationerna ska fokusera på orsak-verkan-sambanden. “Vilka beteenden kan du påverka om du presenterar dessa kostnadssiffror för cheferna på dotterbolagen?” Frågan leder till nya insikter som i sin tur förändrar beteenden och sänker kostnader.

Vilka verktyg brukar användas?

– Excel leder stort, det är absolut mest populärt. Alla kan använda det utan djupa datorkunskaper. Det finns ett skämt om Excel som säger att “Export to Excel” är den mest tryckta knappen i alla affärssystem. Och det ligger nog något i det. Ironiskt nog så vill de flesta affärssystemleverantörer bli av med Excel. Det är inte så konstigt. Riskerna med Excel är stora. Eftersom det är enkelt att använda skapar det en övertro på de siffror som kommer ur excel-arken. Tillförlitligheten är låg, speciellt när flera ark länkas ihop. Googla “spreadsheet risks” så hittar du uppskattningar på hur många miljarder USD som blivit felräknade. Jag lägger mycket tid på att förklara riskerna, hitta felkällor och flytta över funktioner till relationsdatabaser och kundspecifika data warehouses. Excel kommer förstås finnas kvar länge. Det är oöverträffat som verktyg för enkla ögonblicksbilder och analyser.

Vilken är den kritiska faktorn för att nå framgång med ett ledningssystem?

– För mig är det att lyssna på kunden. En klyscha, men väldigt sann. Företag bombarderas idag med information från IT-företag om produkter som är nödvändiga för framgång. BI-systemkonsulter kommer med råd och produkter som ibland är inkompatibla med kundens verksamhet, kostar mycket pengar och stjäl tid – och ofta också låser in kunden. Det är nog därför Excel används överallt. Det är snabbt, enkelt och pratar användarens språk. Det behövs kloka råd i denna djungel. Ett bra sätt att inleda ett samarbete är att snabbt bygga ett enkelt kostnadskontroll-system utifrån kundens behov. Då får alla se att det finns fördelar utan att de känner att de blir inlåsta, tappar kontroll och slösar tid.